许昌学院学生档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范、加强本校学生档案工作，提高学生档案管理制度化、科学化水平，充分发挥学生档案在学生教育与管理服务工作中的作用，根据教育部和国家档案局制定的《中华人民共和国教育部令第27号 高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校学生档案工作实际，制定本管理办法。
第二条 学生档案是反映学生个人经历等各方面表现的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据；主要是指在校学生从参加高考、录取入学到毕业，以及参加工作期间所形成的各种文件材料。
第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行分级管理。
教务处管理全日制本科生和专科生的档案工作，负责对全校学生档案工作进行指导安排，统一印制学生档案所需的文书等；各二级学院具体负责在校学生档案的保存和日常管理。
第四条 学生档案管理人员应认真履行工作职责，学习档案管理法规，熟悉档案管理业务，严守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。
第二章 在校生档案材料归档范围
第五条 为使我校学生档案符合国家人事工作的要求，学生档案归档材料基本包括但不限于以下内容：
（一）入学材料：招收入学的本、专科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书等材料；招收入学的专升本学生除原有个人档案应有材料外，还应有专科学习期间相关的学习、学籍材料；入学花名册复印件等；
（二）学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料；
（三）学籍材料：各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料；
（四）毕业材料：高校毕业生登记表、毕业生就业通知书、师范毕业生教师资格证申请表等材料；
（五）学位材料：学位申请授予等材料；
（六）奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料；
（七）处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料）；
（八）组织材料：入党、入团相关材料或可供组织参考的其它材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；
（九）创新创业相关材料；
（十）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料等。
第三章 学生档案材料的移交和归档要求
第六条 学生档案及归档材料在校内流转、移交，应遵照以下规定进行。
（一）招生办公室每年发放录取通知书等相关材料至学生原毕业或就业单位时，对于符合档案转入条件的考生，指定其单位将该学生档案寄送至我校相应录取院系或教务处。教务处应及时按录取新生名册向各学院移交新生原始档案，并办理移交手续。
（二）新生入学后，各二级学院在对新生入学资格进行复查时，应认真核查新生档案材料是否齐全，如发现档案材料不齐全的，应要求该生，向原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，要在该生档案目录上注明。复查合格后正式建立学生档案，进行登记、编号，填写档案目录。
（三）教务、学生、组织、团委、就业指导等部门应当定期将工作中形成的、符合本办法第五条规定的正式有效材料移交二级学院归档，并办理移交手续。二级学院应将接收的学生档案材料及时登记、归档，同时做好本单位有关工作中形成的学生档案材料的归档工作。
第七条 各相关职能部门提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。
归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。
归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第四章 学生档案的转递
第八条 学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。
学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封，经严格密封后通过有资质的机构进行寄送、转递，必要时可派专人送取。
第九条 在校内跨专业、跨学院转专业的学生，教务处应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关学院；有关学院在接到学生学籍变更通知书后，应及时办理学生档案转递工作，履行档案交接手续。
第十条 转到其他学校学习的学生，二级学院应当在接到学生转学通知后及时办理学生档案转递，按规定寄发或送交。自寄发之日起1个月未收到回执者，学院应与档案接收单位联系，加以确认。
由其他学校转入我校的学生，二级学院在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方。
第十一条 毕业生档案的转递，由教务处和就业指导中心统一部署，由二级学院具体负责，按以下规定进行。
（一）已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案寄送至毕业生报到单位人事部门。
（二）考取研究生的毕业生，其档案寄送至录取院校。
（三）因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生，其档案由学院按规定寄送至生源所在地人事部门代管。
（四）毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到，如未收到，应及时向原所在学院反映。毕业生原所在学院应认真负责查询毕业生档案转递去向。
第十二条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学院征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学院寄送至学生家庭所在地。
当年未报到入学的本、专科生新生，其档案由二级学院转回生源所在地招生部门。未报到入学的专升本新生，其档案由二级学院转回学生档案来源单位。
因故失踪、死亡的学生，或其他原因导致档案无法转递而滞留的，其档案由学院移交至学校档案馆集中保存、代管。
第十三条 毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成档案遗失，有关学院应及时报告教务处，协调采取相应补救措施。
第五章 学生档案的查阅与使用
第十四条 从事学生教育与管理工作的学校有关部门和二级学院负责人、辅导员、班主任、导师等相关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。
校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案的，须提供所在部门或单位出具的书面证明，经二级学院主管负责人批准后，在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。
校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经二级学院主管负责人批准后方可查阅，并按规定予以登记。
档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。
第十五条 学生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《学生档案借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，经二级学院主管负责人批准后办理借阅手续。
学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十六条 查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十七条 学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经二级学院主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。
第六章 学生档案工作的管理和检查
第十八条 学生档案属需妥善保管的内部文件。各二级学院要确定专门管理人员，完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放条件，确保学生档案的安全，维护学生档案管理的严肃性。
学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时做好档案管理工作的交接手续。
第十九条 根据档案管理要求收集归档的材料，任何人不得随意更改、抽出、销毁档案材料。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出或销毁的，应当经教务处和二级学院负责人集体讨论，提出处理意见。
第二十条 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内，教务处要定期组织学生档案管理工作集中检查，部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。
第七章 附则
第二十一条 本办法适用于本校全日制普通本科生、专科生的档案管理。
第二十二条 本办法自发布之日起执行，由教务处负责解释。
